Một số thay đổi về sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/11/2020 doanh nghiệp và kế toán cần chú ý.

19 Tháng Mười Hai, 2019

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo các quy định về hóa đơn điện tử có hiệu lực đến 31/10/2020 thì Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm: Mẫu hóa đơn, Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Sau 02 ngày (kể từ ngày nộp hồ sơ), nếu cơ quan thuế không có ý kiến thì Doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn

Tuy nhiên kể từ 1/11/2020 thì đơn vị đăng ký hóa đơn điện tử chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế.  Sau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ)Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo Về việc chấp nhận hay không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

Từ thời điểm hiện tại đến 31/10/2020 doanh nghiệp vẫn có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo Thông tư 32/2011/TT-BTC khi.

  • Người bán muốn chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
  • Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán

Nhưng kể từ ngày 1/11/2020, doanh nghiệp chỉ được áp dụng quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

3. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Do đa số doanh nghiệp đều đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nên bộ phận biên tập xin phép chỉ đề cập đến cách xử lý sai sót của loại hóa đơn này.

Trường hợp 1.  Có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:

–  Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

– Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử (để giải trình về thông tin sai sót) tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (Áp dụng với trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế)

Trường hợp 2. Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng,… :

– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi cho người mua.

– Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Trường hợp 3. Nếu cơ quan thuế Nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát có sai sót:

Cơ quan thuế gửi Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát cho người bán theo Mẫu số 05 (ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót =>Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo:

–  Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn (nếu có).

–  Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

– Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Hi vọng những lưu ý trên đây sẽ giúp đơn vị sử dụng có hiệu quả hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp này.

Khách hàng có nhu cầu được hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ

Bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng của Liên sơn invoice  – Hotline: 1900 3000   Website: www.lienson.vnE-mail:hoadondientu@lienson.vn