Làm thế nào để lưu trữ và hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định?

2 Tháng Một, 2020

Hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm thời gian, chi phí, bảo quản, nhân lực, … Tuy nhiên để hiểu thêm về cách Lưu trữ  và Tiêu hủy hóa đơn điện tử sao cho đúng quy định Liên son invoice mời quý bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây.

1. Lưu trữ hóa đơn

Người xuất hóa đơn và người nhập hóa đơn sử dụng hóa đơn điện tử để lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn theo đúng thời hạn của luật Kế Toán. Hóa đơn phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu và thỏa mạn đủ các điều kiện sống.

–  Nội dung hóa đơn lưu trữ có thể truy cập và sử dụng được để có thể kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết

– Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ phải trùng với khuôn dạng chính xác của nội dung hóa đơn điện tử đó

– Hóa đơn điện tử được lưu trữ phải xác định được nguồn gốc khởi tạo, ngày giờ gửi và nhận.

Việc lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử cần đảm bảo được tính nguyên bản cũng như tính hợp pháp của chúng, dựa trên quy định trong luật Kế toán và luật kinh tế.

2. Tiêu hủy hóa đơn

Hủy bỏ hóa hóa đơn điện tử hay tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập, hủy bỏ tính pháp lý và không thể tham chiếu đến những thông tin có chứa trong bản thân hóa đơn đó, Khi hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán và không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác thì sẽ được phép tiêu hủy.

Khi lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy khác và đặc biệt phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

3. Một số lưu ý khi lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn

Một số điều doanh nghiệp cần chú ý khi lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử: 

– Trong các trường hợp dưới đây, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhận thông báo với cơ quan khi không tiếp tục sử dụng hóa đơn trong các trường hợp sau để hủy bỏ tính pháp lý của hóa đơn:

+ Tổ chức/cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp nhận việc ngưng sử dụng mã số thuế, phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành mà đơn vị đó còn chưa sử dụng.

+ Tổ chức/cá nhân kinh doanh phát hành loại hóa đơn khác thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.

+ Tổ chức/cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan Thuế không tiếp tục sử dụng thì đơn vị mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 27 của Thông tư 153/2010/TT-BTC.

Khách hàng có nhu cầu Tư vấn và hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ

Hotline: 19003000