Hướng dẫn doanh nghiệp cách đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng với cơ quan thuế

23 Tháng Năm, 2020

Thực tế tại nhiều doanh nghiệp cho thấy việc sử dụng hóa đơn điện tử có vô vàn những lợi ích thiết thực. Nhưng cũng  nhiều doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện tử muốn được áp dụng triển khai nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu. Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng nhất.

1. Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị phải chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Hồ sơ bao gồm:

  • Mẫu hóa đơn điện tử
  • Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ thông báo phát hành Hóa đơn điện tử sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế. Trước khi làm bộ hồ sơ, đơn vị nên liên hệ trực tiếp đến cán bộ Thuế quản lý để tìm hiểu xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.

2. Điều kiện để doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử

Từ khi được chính thức triển khai trong khối doanh nghiệp năm 2011 đến nay, hóa đơn điện tử đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp. Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, đã và đang thực hiện giao dịch điện tử khai thuế với cơ quan Thuế.
  • Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
  • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

3. Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử người sử dụng tìm kiếm mẫu quyết định áp dụng theo mẫu phụ lục 1 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.


Sau đó, người dùng truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế theo mẫu số 01/ĐK-HĐXT. Sau khi truy cập xong, doanh nghiệp tiến hành đăng ký các nội dung như:

  • Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
  • Đăng ký sử dụng một hay nhiều chứng thư số để thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo từ cơ quan thuế tới hòm thư điện tử về việc có chấp nhận hay không việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ cấp tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cũng sẽ nhận được thông báo theo quy định.


Một doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng nhiều tài khoản khi truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế (VAN) để tạo tài khoản cấp 2.

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công doanh nghiệp cần đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử với nhà cung cấp để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

4.Phần mềm liên sơn invoice mang lại cho khách hàng.

-Phù hợp với nhiều loại hình Doanh nghiệp: Liên Sơn Invocie được cung cấp với nhiều gói dịch vụ khác nhau, phù hợp với mô hình Doanh nghiệp đa dạng.

-Tiết kiệm thời gian và Chi phí cho Doanh nghiệp: Thời gian triển khai nhanh chóng dựa trên hạ tầng sẵn có của Doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn.

-Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và hệ thống Chi nhánh rộng khắp cả nước, Liên Sơn tận tình tư vấn khách hàng lựa chọn giải pháp phù hợp, tiết kiệm, hỗ trợ nghiệp vụ Hóa đơn điện tử 24/7.

Mọi chi tiết về phần mềm Liên Sơn Invoice cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng của Liên Sơn Invoice

Hotline: 1900 3000  – Website: www.lienson.vn – E-mail: hoadondientu@lienson.vn