Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ ?

2 Tháng Mười Hai, 2019

1. Hóa đơn là gì ?

Hoá đơn được định nghĩa là chứng từ thương mại thể hiện quan hệ mua bán, trao đổi giữa các chủ thể trong một nền kinh tế. Hóa đơn được lập bởi người bán có giá trị làm bằng chứng chứng nhận cho việc chuyển nhượng hàng hóa giữa các bên với nhau.
Tại khoản 1 điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định hóa đơn được hiểu là:
“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán”
Trước kia khi khoa học chưa phát triển chúng ta sử dụng hóa đơn giấy tuy nhiên ngày nay việc sử dụng hóa đơn điện tử trở nên phổ biến và mang đến rất nhiều lợi ích trong việc quản lý hóa đơn chứng từ.

2. Hóa đơn hợp lệ là gì ?

Theo Nghị định mới nhất của Chính phủ quy định về sử dụng hóa đơn chứng từ trong các doanh nghiệp bắt buộc mọi doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đều buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử tính đến ngày 01/11/2020. Ta chỉ xét đến hóa đơn điện tử hợp lệ.
Hoá đơn hợp phải đảm bảo đầy đủ nội dung, các tiêu thức và yêu cầu ghi trên hóa đơn theo quy định của Pháp luật.
Hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo thỏa mãn được Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC và  khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Những trường hợp hóa đơn điện tử đặc biệt quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung.
Hóa đơn giấy cũng có các nội dung tương tự tuy nhiên do đặc điểm hóa đơn giấy khác hóa đơn điện tử sẽ trừ nội dung về chữ ký số thay vào đó là chữ ký tay của người chịu trách nhiệm pháp lý của cả bên bán và bên mua (nếu có). Hóa đơn giấy sẽ có dấu của doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân, kèm theo.

3. Xác định hóa đơn hợp lệ.

Để xác định được hóa đơn hợp lệ cần căn cứ vào các quy định của pháp luật. Đối với hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử sẽ có những căn cứ riêng biệt. Tuy nhiên ở đây chỉ xét tới hóa đơn điện tử vì vậy cơ sở để xác định hóa đơn hợp lệ sẽ dựa vào 2 văn bản đó là:
– Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/09/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Thông tư 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30/09/2019  của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.


Bản thể hiện hóa đơn điện tử hợp lệ